Lista de verificación para el día de la carrera: lo que el organizador no puede olvidar

El día de la carrera es el resultado de meses de planificación. También es el momento en que los imprevistos aparecen con más facilidad. Esta lista de verificación cubre los aspectos relacionados con el cronometraje y la logística del evento que con más frecuencia generan problemas de última hora.

La semana antes del evento

• Confirmar con el servicio de cronometraje la hora de llegada del equipo técnico al recinto
• Verificar que todos los dorsales con chip están correctamente asignados a los participantes en el sistema
• Revisar la lista de participantes: bajas, cambios de categoría, inscripciones de última hora
• Confirmar el punto exacto de instalación de la línea de meta con el equipo de cronometraje
• Verificar disponibilidad de suministro eléctrico en la zona de meta (o confirmar que el sistema tiene batería autónoma)
• Preparar el pasillo de llegada: vallas, conos, señalización
• Si hay puntos de control intermedios: confirmar accesibilidad y logística de personal en cada punto

La mañana del evento: antes de la salida

• Verificar que el equipo de cronometraje ha llegado y está montando el sistema
• Confirmar que la alfombra de detección está correctamente instalada y conectada
• Realizar prueba de lectura con chips de test antes de abrir la recogida de dorsales
• Verificar que los puntos de control intermedios están operativos (si aplica)
• Confirmar que el software IDC Race Manager tiene la lista de participantes actualizada
• Asegurarse de que hay personal asignado en la zona de meta para gestionar el flujo de llegadas
• Verificar la señalización del pasillo de llegada desde al menos 200 metros antes de la meta

Durante la carrera

• Mantener el pasillo de llegada libre de público y personal no autorizado
• Verificar periódicamente que la alfombra no se ha desplazado por el paso de vehículos u otros factores
• Monitorizar el estado del sistema en el software de gestión
• Gestionar la comunicación con los puntos de control intermedios
• Tener preparado un sistema de anotación manual de tiempos como respaldo

En la meta

• Confirmar con el cronometrador la clasificación provisional antes de hacer el podio
• Revisar posibles reclamaciones antes de cerrar la clasificación definitiva
• Asegurarse de que los resultados online están publicados y accesibles
• Si se usan chips reutilizables: organizar la recogida ordenada tras el cruce de meta

Después del evento

• Solicitar al cronometrador el archivo de resultados en formato digital (Excel/CSV)
• Publicar la clasificación definitiva en la web del evento y redes sociales
• Guardar una copia de los resultados en al menos dos ubicaciones distintas
• Enviar los resultados a los participantes que los soliciten
• Si el evento forma parte de un circuito o liga: enviar los resultados al organizador del circuito en el plazo establecido

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